Как правильно оформить устав на бумаге в 2021 году
Бумажный устав
Требования
Титульный лист
Новая редакция устава
Нумерация устава
Колонтитулы
Прошивка устава
Подпись на уставе
Печать на уставе
Устав на одном листе
Итоги
Оформление устава для регистрации в налоговой
Бумажный устав ООО
2020 год был последним, когда можно было представить в регистрирующий орган бумажный устав в двух экземплярах и потом, после успешной регистрации, получить один из них с отметками налоговой. Это должно было прекратиться ещё в 2018-ом, но из-за нерасторопности ФНС, эпоха, когда можно было положить в свой сейф оригинал нормального человеческого бумажного устава закончилась лишь 25 ноября 2021 года. В этот день вступили в силу новые формы по регистрации юридических лиц и Требования по их заполнению.
Теперь всё ушло в цифру, а оригиналы бумажных уставов с отметками регистрирующего органа стали раритетами.
Интернет содержит много рекомендаций, как создать и оформить устав ООО, но не все они актуальны в 2021 году. Здесь речь пойдёт исключительно про техническое оформление устава, а его содержание, порядок составления, графический дизайн, подбор шрифтов будут рассмотрены в других публикациях.
Кому не интересна теория может сразу перейти к итогам.
Требования к оформлению устава ООО
Устав на бумаге, представляемый в налоговую, должен соответствовать Требованиям, утверждённым Приказом ФНС России от 31 августа 2020 года № ЕД-7-14/617@.
Для устава это даже не требования, а всего лишь рекомендации, которые всё-таки желательно соблюдать. Они очень просты и содержатся лишь в одном пункте 24 Требований:
"При оформлении учредительного документа юридического лица или изменений в учредительный документ юридического лица рекомендуется левое поле страницы делать не менее 3 см, левый верхний угол первой страницы размером (см) 8 x 8 оставлять свободным."
Каких-либо требований к оформлению устава, несоблюдение которых может негативно повлиять на регистрацию, нет.
Ни к цвету и ни к размеру шрифтов, которыми набран устав, ни к цвету и ни к размеру бумаги, на которой устав напечатан.
Сейчас даже отменён действовавший ранее запрет двусторонней печати документов, представляемых на регистрацию.
Это и радует, и печалит одновременно.
Радует тем, что теперь можно подавать на регистрацию уставы на одном листе, содержащие две страницы печатного текста.
А печалит, что теперь все документы на регистрацию принимаются в одном экземпляре, включая устав (пункт 3 Требований).
По специальному запросу может быть выдана на бумажном носителе лишь копия хранящегося в регистрационном деле устава.
Впрочем, в уставе важна не форма, а содержание.
Существует ещё и ГОСТ Р 7.0.97-2016, который определяет общие требования к оформлению документов. Он рекомендует использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты 12, 13 или 14 кегля (размера). Текст следует печатать через 1-1,5 межстрочных интервала и выравнивать по ширине листа, а заголовки разделов и подразделов – с абзацным отступом или центровать по ширине текста. Интервалы между буквами делать обычные, между словами – один пробел, абзацный отступ – 1,25 см (35 пунктов). При этом он умалчивает о возможности или запрете переносов слов. Такая неопределённость может при оформлении устава снизить его эстетическую привлекательность, но нужна ли она, каждый решает для себя сам.
Полное или частичное отступление от указанных требований ГОСТа не может служить основанием для отказа в государственной регистрации.
Титульный лист устава ООО
Содержание титульного листа не относится к тексту устава, утверждённому учредителями (или участниками) и является лишь элементом его оформления. Титул вообще может отсутствовать, но при его наличии на нём разумно разместить следующее:
-
гриф утверждения
-
полное фирменное наименование общества
-
место нахождения общества
-
ОГРН (для новой редакции устава)
-
эмблему, товарный знак или знак обслуживания общества (при наличии)
Образец оформления титульного листа устава ООО 2019-2021.
По ГОСТу гриф утверждения следует размещать в правом верхнем углу первой страницы. Строки реквизита выравнивать по левому краю или центровать относительно самой длинной строки. При этом нет однозначного указания о том, должен ли гриф утверждения устава непременно содержать наименование организации, решением которой он утверждён. Целесообразность указания этого наименования определяется конкретной ситуацией. Следует ли при изменении фирменного наименования указывать в грифе прежнее наименование или нет? То и другое допустимо.
Иногда на титул выносят информацию о том, что в обществе образовано несколько единоличных исполнительных органов (ЕИО) и/или полномочия ЕИО предоставлены нескольким лицам. Подобное представляется весьма разумным.
Часто можно видеть в нижней части титульного листа устава наименование какого-то города или населённого пункта и какой-то год. Но что это – время и место, когда и где принято решение об утверждении данной редакции, либо место нахождения организации или регистрирующего органа, в котором хранится его регистрационное дело, либо ещё что-то – совершенно непонятно. Путают, видимо, регистрацию с книгоиздательством. Разумнее было бы там поместить, например, свою эмблему или товарный знак.
Титулы некоторых уставов исписаны сведениями обо всех их прежних редакциях и изменениях. Выглядит крайне нелепо. Но если участники непременно желают указать в своём уставе историю его изменений, то целесообразнее размещать её на последнем листе, как это сделано, например, в уставе одного из швейцарских банков.
Это ничем не регламентировано, кроме здравого смысла.
Оформление новой редакции устава
Часто задают вопрос:
– Как правильно оформить устав в новой редакции?
Ответ простой:
– Точно также, как и в первой редакции.
Единственное, что может отличать устав в новой редакции от его первой редакции – это указание в нём ОГРН общества. ОГРН можно указать на титульном листе, в тексте и/или в колонтитулах. А можно вообще не указывать. Он в обязательном порядке и так содержится в угловом штампе регистрирующего органа, проставленном в левом верхнем углу первой страницы устава.
Писать же на титуле словосочетание «новая редакция», не имеет ни какого практического смысла, так как эта информация есть в угловом штампе и в грифе утверждения.
Если в штампе ГРН (государственный регистрационный номер, то есть номер регистрации данной редакции устава) совпадает с ОГРН (основной государственный регистрационный номер), то это – первая редакция устава, зарегистрированная при создании общества.
Если в штампе указаны разные ОГРН и ГРН, то это – новая редакция устава.
Если устав утверждён единственным учредителем или собранием учредителей, то это – его первая редакция, если единственным участником или общим собранием участников – одна из последующих редакций.
А насколько это новая редакция, то есть пока ещё действующая или уже нет, лучше узнавать по выписке из ЕГРЮЛ.
Нумерация устава ООО
Требования 2002 года устанавливали, что каждый документ, содержащий два и более листа, представляется в налоговую в прошитом, пронумерованном виде. Количество листов подтверждается подписью заявителя или нотариуса на обороте последнего листа на месте прошивки.
Ныне действующие Требования (2020) не обязывают прошивать и нумеровать устав. Несмотря на отсутствие таких требований, представляемые в регорган документы всё же целесообразно пронумеровать, чтобы исключить случайное изменение последовательности сканирования непронумерованных листов сотрудником налоговой. Тем более, что и ГОСТ это требует.
В обычной книге нумеруются страницы. Каждый лист книги всегда имеет две страницы – лицевую и оборотную. Они могут не содержать никакого текста, но их номера всё равно подразумеваются и учитываются в общей нумерации книги.
До тех пор, пока двусторонняя печать уставов была запрещена Требованиями 2012, количество страниц, содержащих текст, всегда совпадало с количеством в них листов. Теперь, после отмены этого запрета, количество страниц с текстом может стать больше, чем листов. И нумеровать уставы на бумажных носителях надо с учётом этого, а что именно нумеруется – листы или страницы желательно указывать в колонтитуле.
Колонтитулы в уставе ООО
При создании документа на двух и более страницах ГОСТ требует вторую и последующие нумеровать, а их номера проставлять посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
Не все придерживаются этого правила. Иногда эти номера проставляются не посередине, а слева или справа верхнего или нижнего колонтитула.
Часто в колонтитуле указывают наименование организации, а для новой редакции уместно добавить туда ещё и ОГРН.
Образец колонтитула новой редакции устава ООО.
Нужно ли сшивать устав ООО?
Перед представлением на регистрацию уставы ООО прошивать не нужно. Подать их можно просто на скрепке (чтобы листы не рассыпались), но формально и этого не требуется.
Раньше, до 25 ноября 2020 года, скреплять устав степлером было нежелательно, так как регистрирующий орган сам использовал для этого степлер, с последующим обклеиванием скрепляющей скобки липкой бумагой. На первой странице устава проставлялся угловой штамп с реквизитами, а на обороте последнего листа указывалось количество листов (именно листов, а не страниц), ставились подпись инспектора с расшифровкой и оттиск круглой печати инспекции.
Теперь регистрирующий орган принимает на регистрацию только один экземпляр устава, который хранится в регистрационном деле юридического лица и на руки никому не выдаётся.
Устав на бумаге можно получить только в виде копии документа, хранящегося в регистрационном деле, которую изготавливает сам регистрирующий орган.
Поэтому скрепляя устав, представляемый на регистрацию, следует учитывать, что именно с этого экземпляра в последующем будут делаться копии путём поточного сканирования. То есть перед сканированием прошитый устав всё равно будет расшиваться. Поэтому в его прошивке, кроме вреда нет никакого смысла.
Другое дело, если это устав некоммерческой организации, которые регистрируются в особом порядке через управления Министерства юстиции. В этом случае устав, как и все другие документы, представляемые для такой государственной регистрации необходимо прошивать.
Прошить их можно на один, на два или на три прокола, но целесообразнее прошивать устав, как и любой иной документ, на четыре прокола. Для этого необходимо иглой проделать четыре отверстия на расстоянии 10 мм от левого края документа: первое на расстоянии 30 мм от верхнего края, последующие три на 80 мм ниже предыдущего.
Прошивка начинается с оборотной стороны через второе сверху отверстие. Затем нить пропускается с лицевой стороны в первое (самое верхнее). Затем с оборотной в третье, потом с лицевой в четвёртое, далее с оборотной в третье и, наконец, с лицевой во второе. Хвосты нити, пропущенные через второе отверстие, заузливаются поверх проходящей между ними нити. Концы хвостов необходимо скрепить пломбочкой, с указанием количества листов и подписью заявителя.
Но это для регистрации только тех некоммерческих организаций, которые регистрируются через Минюст.
При регистрации через налоговые инспекции прошивать устав не рекомендуется.
Нужно ли подписывать устав ООО?
Раньше (до 01.07.2009, то есть до 312-ФЗ), когда уставы ООО не были обезличены, и в них ещё иногда именовались участники общества, то и тогда подписание устава не было обязательным. Но многие учредители и тогда свои уставы подписывали, и сейчас продолжают это делать.
Сейчас (то есть после 01.07.2009), когда уставы ООО уже давно обезличены, подписывать их просто противоречит здравому смыслу. Кто и где должен подписать устав? Учредители? Все или некоторые? На титульном листе? В конце текста? На оборотной стороне последнего листа?
В Интернете до сих пор на вопрос:
– Надо ли устав ООО подписывать?
можно встретить утвердительный ответ. Что на самом деле противоречит действительности.
Нужна ли печать на уставе ООО?
Оттиск печати проставляется на документ не сам по себе, не просто так, для красоты, а исключительно как атрибут, заверяющий подпись должностного лица. Если нет подписи, то нет и оттиска.
Действительно, на оборотной стороне последнего листа каждого устава ООО, зарегистрированного до 25 ноября 2020 года, (а иногда и на первой странице) можно видеть круглую печать, но не самого общества, а регистрирующего органа (налоговой), которой заверялась подпись должностного лица инспекции.
Теперь, после 25 ноября 2020 года, все учредительные документы, которые регистрирующий орган после регистрации рассылает заявителям и/или самому юридическому лицу на их электронные почты, содержат всего лишь одну отметку о регистрации.
На первой странице устава в левом верхнем углу – угловой штамп. Он содержит дату регистрации, номера ОГРН и ГРН, а также сведения о лице, подписавшем этот документ своей усиленной электронной подписью, и срок действия этой подписи.
Следует помнить, что цифровизация имеет и свои особенности. По окончании срока действия цифровой подписи юридически значимый документ превращается всего лишь в красивую картинку на экране монитора.
Оформление устава на одном листе
Одностраничный устав не надо нумеровать и сшивать, и исходя из его названия, у него нет титульного листа.
При оформлении устава ООО на одном листе следует помнить, что регистрирующий орган ставит штамп с регистрационными реквизитами в левом верхнем углу его лицевой стороны. Поэтому этот угол размером 8х8 см следует оставить свободным.
ГОСТ, а теперь и Требования по оформлению документов на бумажных носителях допускают печатать с двух сторон листа. Поэтому устав на одном листе может содержать две страницы текста. Это позволяет включить в устав больше различных норм и правил, подходящих большему количеству предпринимателей.
Итоги
Существуют только две официальных рекомендации по оформлению устава:
-
левое поле страницы делать не менее 3 сантиметров
-
на первой странице левый верхний угол размером примерно 8х8 сантиметров оставлять свободным для штампа налоговой
Всё остальное даётся на откуп оформителю устава. С надеждой на его вкус и профессионализм. Ограничений нет.
Для регистрации ООО нумеровать, сшивать, подписывать и ставить печать на "бумажный" устав не требуется, но, если кому-то это очень нужно, то можно.
Оформление документов для отправки их в регистрирующий орган в электронном виде имеет свои особенности.
Но это уже совсем другая история.
Рекомендации
Даже когда законодательство не меняется, время от времени стоит посмотреть на свой устав новым взглядом и, возможно, не дожидаясь свиста рака, грома и жареного петуха, привести его в соответствие с законом и здравым смыслом.
Александр МИРОЛЮБОВ
2020
актуальность материала
март 2021